作者
Chrystal R. China
Writer, automation & ITOps
什么是工作流引擎？
工作流引擎是一种运行数字化工作流软件的应用程序。工作流引擎又称编排引擎，企业可通过低代码或无代码可视化构建工具，利用其创建并自动化工作流。
传统人工工作流需要 IT 人员管理与执行每项任务及流程，而工作流引擎将人工工作流转化为由软件管理的自动化流程。它们协调信息路径、职责划分与协作通道，使企业能最大化利用计算与网络资源。
在现代商业环境中，工作流引擎软件通常作为企业自动化与管理战略的核心支撑。工作流引擎帮助企业将工作流管理规程自动化，实现关键内外业务流程的无缝协调。
无论是任务完成时向管理者发送提醒，还是发起 API 调用从应用程序与数据库获取数据，工作流引擎都能协助企业简化和优化跨业务流程的复杂工作流。
为何工作流引擎至关重要？
工作流是人员与企业完成工作的核心机制，这使其成为可持续商业实践与持续增长不可或缺的组成部分。 工作流为管理重复性流程与任务提供系统性框架，通过路径规划推动任务逐级递进。 而工作流引擎则为定义、执行与监控工作流提供基础架构——这些工作流包含为实现特定业务目标而必须完成的一系列任务。
工作流引擎帮助 Business Process Manager 与团队成员更轻松地管理并行业务工作流中的庞杂任务清单。 依托工作流引擎，任务与流程通常根据预设时间与截止期限自动启动并完成。对于人工主导的任务，前序任务完成后即触发后续任务；对于软件主导的任务（如网络服务器维护），工作流引擎可以基于设定时限或定时响应机制实现自动化任务管理。
除任务自动化外，工作流引擎还能将业务流程自动导向最高效的下一环节，助力企业在繁琐决策过程中减少人工介入。
工作流引擎如何运作？
现代工作流引擎使企业能根据技能匹配度、资源可用性及现有工作负载，动态分配人力资源、物流资源与技术资源至各项任务。这类引擎通常采用微服务架构构建，形成灵活可扩展的解决方案，以适配复杂的业务流程需求。
通过图形界面或业务流程建模标注 (BPMN) 等流程定义语言，工作流引擎软件为每个工作流构建图示化结构。然后，它基于该结构明确任务序列、决策节点、时间轴及数据流向。
若需要与其他系统集成，工作流引擎可以通过调用应用程序编程接口 (API) 实现数据交换、触发外部工作流任务，并通过消息队列维护跨系统通信。 例如，当用户使用“先用后付”服务在电商平台结账时，工作流 API 会将其引导至支付服务完成付款安排，随后返回零售商网站进行订单确认。
工作流执行过程中，引擎实时响应触发任务切换的事件。例如，客户服务代表完成服务通话后，自动化引擎将发送客户满意度调查问卷，并在必要时将问题上报给管理层处理。
工作流引擎还包含监控、日志记录与可视化功能。这些功能使流程管理者可以实时了解各工作流当前状态（含待处理与已完成任务），并记录每个系统事件与操作的详细轨迹。
任务如何在工作流引擎中流转？
工作流引擎存储用于协调工作流的业务逻辑和可执行业务规则，同时可自动执行特定工作流中的触发器、操作及事件。 假设某作者将文章提交至公司审核平台。
工作流引擎将该提交视为已完成任务，通过预定义脚本与集成将其定向至对应编辑进行审阅。与此同时，系统向项目经理、编辑团队及业务流程管理者等相关方发送电子邮件或基于平台的通知，提示提交状态。
编辑完成文章审阅后，需要将修改后的文档提交至审核平台。工作流引擎随即将其退回作者并发送必要通知。此类流程在每轮编辑中循环执行，直至文章达到可发布状态。
编辑通过公司内容管理系统 (CMS) 发布终稿后，文章即对读者公开。工作流引擎再次向相关方发送通知，宣告流程完成。
该引擎还将触发 CMS 向订阅发布提醒的读者发送通知。 当所有任务完成且各项条件均满足时，工作流引擎软件会记录编辑与发布流程结果，并将该工作流归档。
工作流引擎软件特性
先进的工作流引擎软件提供一系列功能，帮助企业优化工作流管理与自动化，包括：
工作流流程自动化
工作流引擎软件包含适用于混合型与全自动化工作流的流程自动化功能。它可以自动完成任务或向流程管理者及团队成员发送任务完成通知及其他干预提示。
API 连接性
API 促进服务间及跨工作流的通信。工作流引擎通常采用灵活轻量的 REST API，可以在微服务架构中优化组件集成。通过 API，工作流引擎能与现有云服务及平台无缝对接，简化引擎的采用流程，并助力开发者更快部署新工作流。
低代码工作流构建器
低代码与无代码方案使开发人员能利用预定义模块与模板构建工作流。这些模板大幅减少深度编码需求，并帮助非技术背景团队成员更便捷地管理工作流。工作流引擎还提供可视化用户界面，协助团队更轻松地迭代与调试业务工作流。
云无关平台
众多工作流引擎兼容任意云基础设施，避免厂商锁定，并支持与混合云及多云环境无缝集成。
工作流版本控制
工作流需要频繁修改与优化。当多个工作流并行运行时，团队与流程管理者往往难以及时跟进变更。工作流引擎提供版本控制功能，追踪每次迭代版本，使用户可以按需运行不同版本的工作流。
长期工作流管理
部分工作流（如员工入职、客户关系管理 (CRM) 流程）需要长期持续或周期性运行。领先的工作流引擎配备调度工具与“启动工作流”功能，使开发人员能在需要时自动化并重复执行工作流。
代码化工作流
现代开发人员友好型工作流引擎支持通过开源软件开发工具包 (SDK) 构建简单或复杂的工作流，这些 SDK 兼容 JavaScript 对象表示法 (JSON)。此外，SDK 还支持多种运行时环境与编程语言（如Java、JavaScript 和 Python）。通过代码化工作流，企业能确保业务流程执行一致性，并使团队更轻松地测试、复用与追踪工作流。
错误处理与支持
工作流引擎软件提供原生错误处理工具，从而增强工作流与应用程序弹性。此类软件通常内置重试支持机制，使任务与工作流能自主处理超时、速率限制与故障，且不影响网络运行。
有状态无服务器执行
构建能够跨微服务、Docker 容器、Kubernetes 集群及无服务器函数维持状态的工作流是一项复杂任务。工作流引擎通过排序功能简化此过程，该功能规定任务与工作流在网络中的流转路径，确保工作流无缝执行与服务交互。
工作流引擎创新
工作流引擎软件的进步显著扩展了其应用场景。
借助物联网 (IoT) 设备，工作流引擎可以连接设备传感器，实时采集、聚合与预处理原始数据，随后基于处理结果触发工作流。 IoT 设备通常根据特定条件（例如温度阈值、运动检测）生成事件。当设备达到阈值时，工作流引擎可启动响应式工作流处理阈值事件（例如降低温度或触发警报）。
工作流引擎还可以运用复杂事件处理 (CEP) 技术，检测跨多事件流的模式与关联性，实现更精细的自动化与针对性决策。
随着企业持续采用云原生技术与数字化转型举措，基于云的工作流引擎对工作流自动化与管理的重要性日益凸显。基于云的工作流引擎使企业能根据计算需求动态调整、分配与扩展资源，无需大规模基础设施投入。
基于云的解决方案还确保工作流可从任意位置访问——这对远程与混合办公模式至关重要——且团队成员无论身处何地均可持续协作。
人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 技术也对工作流引擎软件产生重大影响。AI 驱动型引擎可以预测结果、适应业务环境变化并实施智能自动化。
例如，工作流引擎可以运用 AI 工具从文档中提取上下文信息，将其分派至正确接收方进行审批或执行后续步骤。 智能工作流引擎还能利用过往流程实例的数据优化未来工作流实例。ML 算法可以分析海量历史工作流数据，确定趋势与性能瓶颈，并提出流程改进建议。
此外，尖端工作流引擎软件可推动超自动化发展，即实现全流程自动化，并将工作流引擎与其他自动化工具（如规则引擎、机器人流程自动化 (RPA) 及智能文档处理）集成。通过端到端自动化，企业能打造一体化工作流生态系统，在简化业务运营的同时，最大限度减少工作流全生命周期中的人工介入。
工作流引擎的优势
提升运营效率。工作流引擎通过自动化重复性任务、减少人为错误及加速任务完成与流程推进，实现业务流程优化。
主动式问题管理。工作流引擎提供实时分析数据，帮助企业监控运行中的工作流，从而快速发现并解决问题。
改善用户体验。现代工作流引擎注重用户体验，提供简洁直观的界面，简化工作流管理并降低新用户学习成本。
灵活扩展性。借助工作流引擎，企业可以随任务复杂度与数量增长扩展工作流，而无需等比增加资源投入。
强化安全性。当前工作流常涉及敏感数据处理，因此严格的安全措施至关重要。领先的工作流引擎集成高级加密技术、身份验证与访问控制机制，确保数据完整性与隐私性。
支持高价值工作。基于工作流引擎的流程系统是高效业务流程管理 (BPM) 的核心。在软件、硬件及人工工作流协调任务中，工作流引擎通过自动化处理低价值工作，使员工能专注于高价值创新。
工作流引擎用例
专有与开源工作流引擎软件均可协助企业实现跨行业与跨部门的业务流程自动化与管理。典型应用包括：
人力资源：HR 部门可以利用工作流引擎管理员工休假申请。工作流可以自动将申请转交主管审批、追踪年假与病假余额，并向员工同步申请状态，替代人工处理流程。
IT 和运营：IT 部门可以借助工作流引擎管理事件响应与变更管理。例如，系统故障发生时，工作流能自动通知 IT 支持团队、根据严重程度上报事件并追踪解决进度。开发人员还可以利用工作流引擎实现数据处理与变更管理自动化，确保所有架构变更均被记录、审查与批准。
供应链管理：工作流引擎可以帮助企业管理复杂的供应链流程。通过自动化订单处理、库存核查与发货通知优化订单履约效率。若库存量低于设定阈值，工作流将自动触发补货流程，避免库存短缺。
医疗保健：医疗机构可以通过工作流引擎优化患者管理流程。自动化预约排期可以减轻行政负担，系统可以发送就诊提醒、管理取消与改期操作，并同步更新患者档案。工作流引擎还可以通过自动验证理赔信息与核对所需文件的流程，加速保险理赔处理。